Der Weg zu revisionssicheren E-Rechnungen

Die elektronische Rechnungsstellung wird zur Pflicht – und Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse rechtzeitig gesetzeskonform und revisionssicher zu gestalten.

Doch was bedeutet das konkret?
Welche Fristen müssen eingehalten werden?
Welche Maßnahmen sind erforderlich?

E-Rechnungspflicht - Die wichtigsten Fristen
Mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU wurde die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Auftragnehmer bereits 2020 verpflichtend eingeführt.

Der nächste Schritt betrifft die Privatwirtschaft
Deutschland plant die schrittweise Einführung einer E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte ab 2025.

Wichtige Termine im Überblick
Ab 1. Januar 2025 Einführung der E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B-Bereich. Rechnungen müssen in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Papier- und unstrukturierte PDF-Rechnungen verlieren schrittweise ihre Gültigkeit.

Übergangsphase
Eine kurze Übergangszeit ist vorgesehen, um Unternehmen die Umstellung zu erleichtern. Dennoch sollten Sie bereits jetzt die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um rechtzeitig vorbereitet zu sein.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssicher bedeutet, dass Rechnungen unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit prüfbar aufbewahrt werden müssen. Dies erfolgt gemäß den GoBD-Vorgaben (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Die Anforderungen im Überblick: Unveränderbarkeit Rechnungen müssen in einem Format gespeichert werden, das keine nachträglichen Änderungen zulässt (z. B. PDF/A oder XML).

Prüfbarkeit
Dokumente müssen jederzeit auffindbar und für externe Prüfer zugänglich sein.

Aufbewahrungspflicht
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Rechnungen 10 Jahre lang revisionssicher zu archivieren.

Nachvollziehbarkeit
Alle Zugriffe und Bearbeitungen müssen dokumentiert werden.

Handlungsbedarf für Unternehmen
Um die Fristen einzuhalten, sollten Unternehmen ihre Rechnungsprozesse rechtzeitig anpassen.
Dazu gehört:

• Umstellung auf E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD
• Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) oder ERP-Systems mit Archivierungsfunktion
• Sicherstellung der GoBD-Konformität der elektronischen Ablage

Zusammenfassung
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 erfordert frühzeitiges Handeln. Mit der richtigen Vorbereitung sichern Sie gesetzliche Konformität und profitieren von mehr Effizienz und Kosteneinsparungen.

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